Hacer un inventario es el proceso de contar, registrar y verificar las existencias físicas de productos o materiales en un almacén o empresa. Este procedimiento implica comparar las cantidades reales con los registros previos para identificar discrepancias, corregir errores y garantizar que los datos de stock sean precisos. Además, permite tener un control adecuado de los recursos disponibles, mejorar la gestión del inventario y evitar pérdidas o desajustes en las existencias.
Como crear inventarios
Accedemos a Almacén>Inventario. Se nos abrirá un listado con los inventarios, pulsaremos en «Nuevo», en la parte superior.
Se nos abrirá una ventana con la información del inventario. Primero seleccionaremos el almacén, después escribiremos una descripción, seleccionaremos la fecha, el Proveedor, la Categoría y marca (Importante: tiene que coincidir con los datos del artículo), una vez rellenada la información pulsaremos en «Crear».
Hacer un recuento
El recuento de inventario sirve para verificar y actualizar las existencias reales de productos en comparación con los registros del sistema. Ayuda a detectar discrepancias, reducir errores, evitar pérdidas y mejorar la precisión del control de stock en la empresa.
Una vez hayamos creado el inventario al listado de inventarios, pulsaremos el botón de los «Tres puntos» situado a la derecha del inventario creado y a continuación el botón de «Recuento», y nos aparecerá esta pantalla:
Aquí escribiremos el código del articulo o su nombre exacto y pulsaremos ENTER. Seguidamente nos aparecerá el siguiente cuadro a modo de calculadora:
En esta pestaña iremos añadiendo cantidades con los botones verdes, en caso de equivocarnos pulsaremos el botón «C». Una vez hecho pulsaremos en «Aceptar».
Podemos continuar agregando productos de la misma forma. Si queremos eliminar productos pulsaríamos en «Ver recuento» y pulsaremos en el botón de la papelera del producto que no queremos.
Hacer contraste
El contraste de inventario consiste en comparar los resultados del recuento físico con los datos registrados en el sistema ERP. Su objetivo es identificar diferencias, analizar sus causas (errores, robos, mermas) y tomar acciones correctivas para mantener un control preciso del stock.
Desde el listado de inventarios pulsaremos en el botón de los «Tres puntos» y a continuación «Contraste» a la derecha del inventario, y nos aparecerá un listado de los productos. Podemos filtrar por:
«Sólo contados», «Sólo diferentes», «Unidades no contadas toman valor 0» y «Lotes no contados toman valor 0». Una vez lo veamos pulsaremos en «Aceptar»
El apartado biblioteca que se encuentra en el menú principal en «Biblioteca» sirve para guardar documentos en la plataforma, como si fuera un drive.
¿Cómo crear carpetas?
Es importante crear una carpeta ya que si no hay ninguna creada no se podrán subir documentos.
Al entrar en biblioteca veremos que esta la columna de directorios y la columna de documentos.
Para crear una carpeta debemos clicar en el «+» y nos saldrá esta pantalla en la que tendremos que poner el nombre de la carpeta, una vez el nombre de la carpeta esté puesto clicaremos en «Crear+»
Para subir archivos dentro de la carpeta hay que clicar en la carpeta y arrastrar el documento en la columna de «Documentos» o clicar en la columna y se abrirá el explorador de archivos.
Opciones
Si la carpeta ya esta creada al seleccionarla tenemos distintas opciones que podemos usar con ella.
Crear carpeta: Es posible crear subcarpetas.
Eliminar carpeta: Elimina la carpeta seleccionada.
Si elimina la carpeta principal todas las subcarpetas que haya dentro y los documentos serán eliminados.
Editar carpeta: Editar la carpeta seleccionada.
Copiar carpeta: Copia la carpeta seleccionada
Listado de macros: Sirve para realizar tareas mas rápido, ejemplo: puedes crear una macro para crear una carpeta con un nombre especifico, entonces cada vez que uses esa macro se creará una carpeta con ese nombre
Hay una opción en la columna de documentos que es la siguiente:
Importar un directorio: Sirve para subir una carpeta que tengas en el ordenador al programa.
Configuraciones
En configuraciones veremos que también hay un apartado de biblioteca, este sirve en caso de que queramos tener una misma biblioteca en mas de una empresa.
El apartado de estadísticas sirve para ver las estadísticas de ventas y de facturación.
Para ir a este apartado simplemente en el menú inicial vamos a Estadísticas
¿Cómo funciona el apartado de estadísticas?
Nada mas entrar en estadísticas veremos esto:
Para editar cada una de las estadísticas pulsamos en el icono verde, y cuando le demos a enviar nos abrirá una ventana en el navegado con un pdf que podremos descargar o también podremos elegir si lo queremos en formato xlsx que lo descargará directamente.
¿Cómo funciona los de ventas de clientes entre fechas?
Veremos que hay dos apartados de ventas de clientes entre fechas, uno que dice resumido y otro que dice desglosado.
Ambos tienen las mismas opciones, lo único que cambian es la cantidad de información que te muestra luego el documento.
Las opciones que hay antes de crearlos son:
Facturado: En esta opción podremos elegir si queremos ver las estadísticas de las ventas que están facturadas, las que no, o todas.
Desde almacén / Hasta almacén: Son los almacenes que abarcan las ventas.
Desde cliente / Hasta cliente: Son los clientes que abarcan las ventas.
Desde sucursal / Hasta sucursal: Son las sucursales que abarcan las ventas.
Una vez rellenados los campos eligiendo la información que deseamos, clicamos en enviar.
¿Cómo funciona el de ventas de artículos entre fechas?
Las opciones antes de crearlo son:
Facturado: En esta opción podremos elegir si queremos ver las estadísticas de las ventas que están facturadas, las que no, o todas.
Desde almacén / Hasta almacén: Son los almacenes que abarcan las ventas.
Desde artículo / Hasta artículo: Son los artículos abarcará el documento.
Ordenar por: Esta opción sirve para elegir si queremos que en el documento estén ordenados por el código de artículo, por unidades vendidas o por importe de ventas.
Una vez rellenados los campos eligiendo la información que deseamos, clicamos en enviar.
¿Cómo funciona el diario de facturación fiscal?
Las opciones antes de crearlo son:
Ordenado por: Esta opción sirve para elegir si queremos que en el documento estén ordenados por el número de factura o la fecha.
Tipo de listado: Está opción sirve para elegir si queremos que el documento esté resumido o desglosado.
Desde factura / Hasta factura: Son las facturas que abarcará el documento.
Desde cliente / Hasta cliente: Son los clientes que abarcará el documento.
Las fabricaciones son productos que se deben elaborar con otros materiales o productos.
¿Cómo creo las fabricaciones?
Para crearlas hay que tener creados los artículos que van a ser los materiales y el artículo que va a ser el producto final.
Si los tenemos creados debemos ir a Fabricaciones y le damos a «Crear+» , y una vez dentro del menú veremos que hay unos cuantos apartados.
Descripción: Es la descripción que tendrá el articulo fabricado
Almacén: Es el almacén en el que estará el artículo fabricado
Fecha inicio: Es la fecha en la que empieza la fabricación
Fecha fin: Es la fecha en la que termina la fabricación
Lote: Es el lote en el que estará el producto final
Fecha de caducidad: Es la fecha en la que el artículo caducará
Ahora hay que ir a «Entradas».
Las entradas van a ser los productos o los materiales que se van a necesitar para llevar a cabo la fabricación. Para seleccionarlos debemos buscar el producto en el apartado de «Código» y le damos a agregar. Nos aparecerá un menú en el que hay que seleccionar el lote de donde viene ese producto y su fecha de caducidad, una vez cumplimentado haremos clic en «Asignar».
Cuando ya hemos asignado los productos podremos seleccionar la cantidad que será necesaria de esos productos para realizar la fabricación.
El coste de los productos se debe de poner cuando creas el artículo.
Ahora en «Resultados» debemos buscar el artículo que será el producto fabricado en el apartado de «Código» y le damos a agregar.
En caso de que el producto tenga activada la trazabilidad nos saldrá este menú en el que tendremos que seleccionar el lote y su fecha de caducidad.
Una vez agregado hay distintos apartados.
Cantidad: La cantidad de artículos que serán fabricados con las anteriores entradas.
Costo: El precio total que ha costado fabricar el articulo.
Total: El total es la cantidad multiplicado por el costo.
Lote: Es el lote en el que estará el producto final. Solo saldrá este campo en caso de que el producto tenga activada la trazabilidad.
La composición de artículos sirve para relacionar los productos y sus cantidades que componen el producto principal. Es un conjunto de componentes que al unirlos da como resultado el producto principal.
Esta composición se utilizará posteriormente en el proceso de fabricación para saber que materia prima se ha de utilizar para fabricar el producto principal.
¿Dónde encuentro el apartado de composición?
Para ir a composición debemos crear el artículo que estará compuesto, para hacerlo debemos ir a Almacén>Artículos.
Una vez dentro debemos clicar en «crear+», y nos dirigimos a «Composición». Para añadir un producto a la composición, buscaremos en el campo «Código» el producto y pulsaremos el botón «Agregar».
Este pasará a la tabla inferior donde introduciremos las unidades que se van a utilizar, el resto de campos se importan directamente de la ficha del producto y no quedarán grabados en la línea de la composición, así si el precio o el coste varían la composición quedará actualizada dinámicamente y estará constantemente actualizada y calculados los nuevos porcentajes (calculadas entre el precio de venta y el coste) y los márgenes (diferencia entre el precio de venta y el coste)
Podemos cobrar una factura desde «Facturas» o desde «Cobros»
Una vez cobrada, total o parcialmente, una factura no podremos eliminarla ni editarla.
Cobrar desde facturas: Debemos ir a Ventas>Facturas
Procedimiento: Marcamos la factura que queremos cobrar, pulsamos el botón «Más» y seleccionamos la opción «Cobrar factura».
Una vez posicionados en este menú marcamos el vencimiento en el cual vamos a cobrar, introducimos la cantidad que vamos a cobrar en el cuadro de «Importe». Una vez cumplimentado pulsamos «Guardar» para grabar los datos del cobro.
Cobrar desde cobros: Debemos ir a «Financiero>Cobros»
Procedimiento:Procedimiento: Marcamos la factura que queremos cobrar, pulsamos el botón «Más» y seleccionamos la opción «Cobrar».
Una vez posicionados en este menú marcamos el vencimiento en el cual vamos a cobrar, introducimos la cantidad que vamos a cobrar en el cuadro de «Importe». Una vez cumplimentado pulsamos «Guardar» para grabar los datos del cobro.
¿Cómo pagar una factura?
Podemos cobrar una factura desde «Facturas» o desde «Pagos»
Una vez pagada, total o parcialmente, una factura no podremos eliminarla ni editarla.
Pagar desde facturas: Debemos ir a Compras>Facturas
Procedimiento: Marcamos la factura que queremos pagar, pulsamos el botón «Más» y seleccionamos la opción «Pagar factura».
Una vez posicionados en este menú marcamos el vencimiento en el cual vamos a pagar, introducimos la cantidad que vamos a pagar en el cuadro de «Importe». Una vez cumplimentado pulsamos «Guardar» para grabar los datos del pago.
Pagar desde pagos: Debemos ir a Financiero>Pagos
Pagar desde facturas: Debemos ir a Compras>Facturas
Procedimiento: Marcamos la factura que queremos pagar, pulsamos el botón «Más» y seleccionamos la opción «Pagar».
Una vez posicionados en este menú marcamos el vencimiento en el cual vamos a pagar, introducimos la cantidad que vamos a pagar en el cuadro de «Importe». Una vez cumplimentado pulsamos «Guardar» para grabar los datos del pago.
Los números de serie solo se pueden asignar a los productos de los que tenemos stock y son únicos por cada artículo.
Asignar nº serie al artículo
Debeos ir a Almacén>Artículos rellenamos los campos básicos para «Crear articulo» , y marcar la casilla de «Número de serie» en la parte inferior de la pestaña de «Datos Generales».
Creamos o actualizamos el artículo dando al botón «Crear/Editar», volvemos a entrar al artículo y nos aparecerá una nueva pestaña con el nombre de «Número de series», entramos en la pestaña. Una vez en ella pulsamos «Nuevo numero de serie» e introducimos un nuevo número de serie.
Regulación
Para acceder a regulaciones debemos ir a Almacén>Regulaciones.
Pulsamos en «Nuevo», y una vez en la pantalla seleccionamos el almacén donde queremos hacer la regularización indicamos el artículo y en «Cantidad» indicamos el stock que queremos que se nos quede. Por ejemplo, si tengo un stock de 3 y quiero uno de 5 escribo 5 y en «Regularizado» pondrá 2.
Esto se puede hacer para restar stock, pero solo sirve con artículos que tengan número de serie.
También indicamos el motivo de la regularización, por defecto tendremos la opción de «Producto perdido», pero desde Configuraciones>Motivos Regularizadores se puede dar de alta cualquier motivo.
Introducidos estos datos nos pedirá introducir un número de serie por cada unidad que añadimos, o en su defecto eliminar una por cada unidad que quitamos, una vez introducidos los números de serie pulsamos «Crear» para grabar los cambios.
Desde la plataforma de Tidyng podemos fichar entradas y salidas, para ello nos dirigiremos a la parte superior izquierda del programa, en la que veremos un botón que pone “Fichar entrada”. Al pulsarlo nos saldrá lo siguiente:
Es muy importante que aceptemos la ubicación para que así se sepa donde se realice el fichaje.
Para fichar la salida como el programa sabe que hemos entrado tendremos el mismo botón pero ahora para “Fichar Salida”.
¿Cómo fichar desde el móvil?
Descargar la aplicación: Para descargar la aplicación de fichajes, hemos de acceder al programa desde un móvil. Accedemos al apartado Configuraciones>App fichajes, tenemos un botón llamado “Accede aquí” que al pulsarlo nos instala la aplicación.
Al entrar nos pedirá el código de empresa, que encontraremos en Configuraciones>Datos generales de la empresa.
Entrar con nuestro usuario: Una vez hayamos entrado en nuestra empresa nos pedirá el código de usuario y el PIN.
El código de usuario y el PIN se encuentra en «Usuarios”, buscamos el usuario y pulsamos en “Editar”. Nos aparecerán los dos datos en la columna de la derecha.
Fichar la entrada: Al entrar con nuestro usuario y nuestro PIN veremos que tenemos tres botones “Entrada”, que usaremos para fichar nuestra entrada o salida; “Solicitar Vacaciones”, para que podamos solicitar las vacaciones desde la app; y “Notificaciones”, para poder estar al día con cualquier cambio.
Control de horarios
Para poder saber qué cantidad de horas ha trabajado cada usuario y hacer la gestión de los horarios y vacaciones iremos al apartado de Fichajes>Control de fichajes.
Nos aparecerá un listado de los usuarios con un gráfico que nos indicará la cantidad de horas que ha hecho y el porcentaje que supone en el total de horas que ha de hacer.
Opciones
En la columna de la derecha observaremos que tenemos hasta 4 botones:
1.”Ver fichajes”.
2. “Calendario”.
3. “Cálculo de horas”.
4.”Cerrar fichaje” (sólo aparecerá en caso de que el usuario no haya cerrado el Fichaje)
Ver fichajes
Al pulsar en esta opción nos saldrán gráficos en los cuales se nos indicarán las horas hechas por el trabajador por cada día. Si pulsamos en uno de los días nos saldrá un histórico con las entradas y salidas fichadas ese mismo día. Y un botón con el que podremos agregar una entrada y salida manualmente
Ubicación: Al pulsar este botón podremos visualizar la ubicación en la que el empleado ha fichado su entrada o salida.
Editar fichajes: En este apartado podremos editar la hora de entrada o salida de dicho fichaje, y podremos añadir observaciones.
Calendario
En el calendario podremos observar los días trabajados por el trabajador, y en la columna de la derecha nos aparecerán las solicitudes de este.
Solicitudes pendientes: En la caja de “Solicitudes pendientes” podemos aceptar, editar o declinar las solicitudes que nos haya hecho el trabajador.
Calculo de horas
En este apartado podremos observar las entradas y salidas de los usuarios, y en la parte derecha un resumen de las horas de trabajo que han realizado, las que deberían hacer, teóricamente; y el saldo al que salen. Si han hecho menos horas que las horas teóricas que tienen asignadas el saldo saldrá negativo.
Crear calendarios
En el menú principal iremos a Fichajes>Calendarios. Nos aparecerá un listado con los calendarios que tengamos dados de alta. En caso de querer crear uno pulsaremos en “Nuevo”. Nos aparecerá un pequeño formulario y bajo el calendario.
Pondremos un nombre al calendario.
Indicaremos si es un calendario retribuido, o no, pulsando el check.
Elegiremos el color de este calendario.
Seleccionaremos los usuarios que tendrán estos calendarios
Seleccionaremos los días:
En caso de que sea un mismo día todas las semanas pulsaremos en los botones: “Lunes”, “Martes”, “Miércoles”… De esta forma se aplicará en todas las semanas.
En caso de que sean días determinados pulsaremos este día directamente en el calendario.
Según la cantidad de días que seleccionemos como festivos se calcularán las horas teóricas de trabajo de cada usuario, y el coste que corresponde.
Permisos y calendarios
Tenemos por una parte los calendarios, donde indicaremos qué días tenemos festivos, nacionales, autonómicos, etc. Esto servirá entre otras cosas para que se pinte en el calendario qué días no se trabaja y además estos días si el calendario está marcado como retribuido no se tendrán en cuenta en el cálculo de los días a trabajar en el mes.
Cuando veamos el desglose de fichajes de un operario los días que no ha de trabajar según los calendarios que tiene asignado el operario los marcaremos en gris.
Por otra parte tenemos los permisos, que son los días que se pueden solicitar para no acudir al trabajo. Se deben crear diferentes tipos de permisos, esto cubre lo que los calendarios no tienen en cuenta como festiva retribuido. Por lo tanto un permiso retribuido y aceptado no se tiene en cuenta en el cómputo de horas. La línea de horas se marcará como gris oscuro para que se sepa que el trabajador no va a acudir al trabajo. Estos permisos tienen unos días de disponibilidad, entonces hay que llevar un control para que no pueda solicitar más de los permitidos en cada tipo de permiso. Cuando los solicite, debemos bloquear ya esos días para que no se pueda pedir de más. Si se le deniegan entonces se restablece el valor.
Por ejemplo, una empresa que tiene trabajadores que son de diferentes localidades, le interesa no crear un calendario y que los diferentes trabajadores soliciten esos días. Entonces se crea un permiso con el número de días que se pueden solicitar.
Cuando un trabajador solicite un permiso, normalmente desde el móvil, se le solicitará a que tipo de permiso se le van a asignar los días solicitados y en su calendario se han de mostrar los días que solicita con un color más claro que el del permiso que ha solicitado y cuando se los acepten, entonces tienen que coger ese color.
Los permisos tienen los siguientes campos:
– Nombre
– Días disponibles, es el número de días que tiene ese permiso.
– Color
– Fecha límite, es una fecha hasta la que se puede solicitar este permiso
– Permiso disponible año siguiente, por si no han disfrutado de todo el permiso para que al año siguiente se puedan solicitar- Permiso retribuido. Es un permiso que si está retribuido no se cuenta como día/horas a trabajar, por el contrario, se marca en el calendario, pero se le tiene en cuenta que ha de trabajar dichas horas.
Sirven para poder realizar procedimientos en el programa necesitamos un usuario y un rol que podremos asignar a cualquier usuario y limitará las acciones que podrá hacer en el programa.
Al crear una empresa el rol del primer usuario siempre será superadministrador, tiene todos los permisos y no se puede cambiar.
¿Dónde configurar los roles?
Debemos ir a Configuraciones>Configuraciones generales>Roles y clicaremos en «Crear+», ya dentro del menú insertamos el nombre del rol.
Seleccionamos los módulos a los que este rol puede acceder marcando las casillas. También podemos marcar todos con el botón «Todos los permisos».
Una vez seleccionados todos los módulos deseados bajamos abajo del todo y le damos a crear para guardar los cambios.
¿Dónde configurar los usuarios?
Iremos a Configuraciones>Usuarios y le daremos clic en el botón «nuevo usuario», seguidamente cumplimentamos el nombre, asignamos el rol y ponemos el pin y el número de horas de cada jornada de trabajo.
Con todo cumplimentado bajamos y clicamos en «Crear usuario»
Envío e-mail permite automatizar y personalizar el mensaje de envío según el documento (presupuesto, pedido, factura…) que se adjunte.
Ventajas: La ventaja principal es la automatización en el envío puesto que una vez creado el documento tanto individual como masivamente a una serie de clientes estos se pueden enviar con una misma plantilla personalizada de forma inmediata a cada uno de ellos.
¿Dónde se configuran el Envío Email?
El envío de email se configura en Configuraciones>Configuración general>Envío email
Este programa, permitirá crear una única plantilla con el mensaje de envío que se quiera trasmitir según el documento relativo a presupuestos, pedidos albaranes, facturas… que se quiera enviar de forma personalizada a cada uno de los clientes y/proveedores.
Procedimiento: La pantalla será la siguiente
Destinatarios públicos: La cumplimentación de este campo es opcional pudiendo quedar en blanco. Indicaremos la dirección de e-mail al que queremos que llegue una copia del e-mail o emails que se envíe/n.
Por ejemplo: Al ser el envío automático, sí indicamos el e-mail de “administración” de nuestra empresa nos llegará una copia de los envíos pudiéndolos supervisar.
Destinatarios ocultos: La cumplimentación de éste campo es opcional pudiendo quedar en blanco. Indicaremos la dirección de e-mail al que queremos que llegue una copia Oculta del e-mail o emails que se envíe/n.
Seleccione el tipo de Documento: Seleccionaremos el tipo de documento que irá como adjunto al mensaje que vamos a personalizar en el envío o envíos.
Una vez seleccionado el tipo de documento accederá a la pantalla de configuración del mensaje de envío.
Se muestra una relación de Variables utilizables que serán de gran ayuda y sirven para ampliar o especificar algún detalle importe del mensaje que personalizará el envío. De este modo un único mensaje servirá para todos los destinatarios.
