Facturas Recurrentes

¿Qué son las Facturas Recurrentes?

La factura recurrente es aquella factura que se emite repetitivamente con el mismo servicio e importe durante un periodo y periodicidad concreta a un mismo cliente. La periodicidad puede ser: mensual, trimestral, semestral, anual… dependiendo de la naturaleza del servicio que se presta.

La principal ventaja de configurar facturar recurrentes es la posterior automatización en la creación, y envío de las correspondientes facturas en la periodicidad establecida sin necesidad de que el usuario este pendiente de ello.

¿Cómo crear Facturas Recurrentes?

Para crear facturas recurrentes iremos a: Ventas > Clientes > Facturas recurrentes.

Las Facturas recurrentes se configuran en la ficha de Clientes, en el apartado Facturas Recurrentes.

 Este programa, permitirá crear individualmente y de forma independiente tantos servicios recurrentes cómo el usuario necesite. Ahora bien, llegada la fecha señalada en el apartado “Fecha próxima factura” se generará automáticamente la factura recurrente inicial y a partir de ésta, teniendo en cuenta la periodicidad indicada, las siguientes.

Descripción: Identificaremos, para su consulta, con una Descripción del Objeto de la Factura Recurrente. Para ello podemos Crear (alta nueva) o Seleccionar (los datos de una ya existente).

Recuerde que la Descripción se considerará el Título de la factura apareciendo en el listado de facturas en la columna con dicho nombre.

Periodicidad: Seleccionaremos el tiempo que queremos que transcurra de forma periódica y automática en la emisión de la factura recurrente. Por defecto se muestran los siguientes datos: diaria, semanal, mensual….  pudiendo el usuario dar de alta otros en la  opción de Configuración e incluso cambiar la descripción de los existentes.

Serie: Seleccionaremos la Serie de facturación que automáticamente se tomará para la emisión de la factura recurrente.

Forma de pago: Seleccionaremos la forma de pago de la Factura recurrente. A continuación, y según selección aparecerá un rótulo indicando Si es Remesable o No.

• En el caso que el rótulo indique Remesable: SI, indicará que la forma de pago seleccionada tiene la característica en su alta de ser “Remesable”  Por ello será obligatorio cumplimentar el campo de Datos Bancarios.

Correo electrónico: Por defecto muestra la dirección de e-mail que tiene dada de alta el cliente  en la ficha pudiéndose cambiar. Se escribe una única dirección de e-mail al que se enviará  la factura recurrente generada.

Fecha de Inicio: Se indica la fecha en que se da el acuerdo.

Fecha Próxima factura: Este campo es muy importante.  Se indica la fecha a partir de la cual se generará automáticamente la primera factura recurrente y se tomará como inicial para las posteriores teniendo en cuenta la periodicidad.

A continuación,

• En el caso de que en lugar de un alta de factura recurrente se trate de una selección y/o consulta, habiéndose ya creado facturas  se mostrará un rótulo indicándole a título informativo la Fecha de la última factura. 

Datos bancarios: Se selecciona el Banco del cliente por el que se le va a efectuar el giro bancario. Este campo se cumplimentará siempre que la forma de pago sea Remesable.

Acción: Se ofrecen dos opciones: Crear y Crear y enviar.

• Crear: Se generará automáticamente la factura recurrente teniendo la periodicidad establecida.
• Crear y enviar: Se generará automáticamente la factura recurrente teniendo la periodicidad establecida y además se enviará al Correo electrónico indicado.

Por defecto la factura recurrente aparecerá como activa,  en el caso de baja del servicio deberá desactivarse, pulsando sobre el botón.

Artículo/ Servicio: Se selecciona el Servicio Objeto de la factura recurrente y a continuación de pulsa botón «+ Línea»  para que la información se traslade a la línea del detalle.

A continuación y ya situado en el detalle, podremos modificar la descripción, las Unidades y el Precio.

Se muestra una relación de Variables utilizables que serán de gran utilidad y sirven  para ampliar o especificar algún detalle en la descripción del servicio indicado y que queremos que aparezca en la factura recurrente cada vez que ésta se emita.

¿Cómo dar de alta nuevas periodicidades?

Para crear nuevas periodicidades para las facturas recurrentes nos dirigiremos al «Perfil de usuario» > Configuraciones > Documentos comerciales > Periodicidad Facturación.

Nos aparecerá el listado de Periodicidades, para crear una pulsaremos en el botón «Crear +». Se nos abrirá un pequeño formulario con dos campos:

• Descripción, que es el nombre que queremos ponerle a esta nueva periodicidad.
• Días, en el que especificaremos el período, en días.

Una vez rellenado pulsaremos en «Crear».

¿Cómo consultar los emails enviados?

Si queremos consultar todos los emails enviados desde Tidyng debemos ir al «Perfil de usuario» > Configuraciones > Configuración Avanzada > Correos Enviados.

Nos aparecerá un listado con todos los Correos Enviados desde nuestra empresa en Tidyng, si queremos ver los detalles de alguno de los correos pulsaremos en el botón de la Flecha. Podremos visualizar todos los datos contenidos en el email, incluso los archivos, los cuales nos aparecerán en la lista de: «Archivos enviados». Si pulsamos encima de los archivos nos permitirá visualizar los mismos