Los inventarios son el conjunto de artículos o existencias que tenemos en la empresa, al hacer un inventario nos aseguramos de que el Stock esté al día.
¿Cómo hacemos los Inventarios?
Accederemos al apartado de “almacenes” y pulsaremos en “Inventario” . Se nos abrirá un listado con los inventarios anteriormente hechos, pulsaremos en el botón «+ Nuevo», en la parte superior.
Se nos abrirá una ventana con la información del inventario. Primero seleccionaremos el almacén, después escribiremos una descripción, seleccionaremos la fecha, el Proveedor, la Categoría y marca (Importante: tiene que coincidir con los datos del articulo), una vez rellenada la información pulsaremos en “crear”.
¿Cómo hago un recuento del inventario?
Una vez hayamos creado el inventario iremos al listado de inventarios y pulsaremos en los tres puntitos, situados a la derecha del inventario creado y a continuación el botón de “Recuento”, y nos aparecerá esta pantalla:
Aquí escribiremos el código del artículo o su nombre exacto y pulsaremos ENTER.
Seguidamente nos aparecerá el siguiente cuadro a modo calculadora (según parametrización*):
Aquí iremos añadiendo cantidades con los botones verdes, en caso de equivocarnos pulsaremos el botón “C”. Una vez hecho pulsaremos en “Aceptar”.
Podemos continuar agregando productos de la misma forma. Si queremos eliminar productos pulsaríamos en “ver recuento” y pulsaremos en el botón de la papelera del producto que no queramos.
¿Cómo hago un contraste del Inventario?
Desde el listado de inventarios pulsaremos en el botón de los tres puntitos y a continuación “Contraste” a la derecha del inventario, y nos aparecerá un listado de los productos. Podemos filtrar por: “sólo contados”, “Sólo diferencias”, “Unidades no contadas toman valor 0” y “Lotes no contados toman valor 0”. Una vez lo veamos pulsaremos en “Aceptar”.
A continuación nos preguntará si estamos seguros de aceptar el contraste? Clicaremos en «Si, ¡Aceptar!» Y quedará guardado con el filtrado que se haya realizado.
Parametrización de Inventario de Almacén
Para ir a las parametrizaciones nos dirigiremos a: Perfil Usuario>Configuraciones> Almacén
En esta ocasión tenemos solo una opción:
Unidades: Cuando está marcada, al seleccionar un artículo nos salta un pequeño teclado a modo calculadora para introducir unidades. Si desmarcamos esta casilla el programa entenderá que casa vez que se escanee o seleccione un articulo, se incrementara de unidad en unidad hasta el numero establecido.
La recepción de pedidos es el proceso que nos permite dar por recibida la mercancía pedida al proveedor.
¿Cómo Recepcionar Pedidos?
Para Recepcionar pedidos de Proveedor iremos a: Dashboard > Pedidos Proveedor (Tarjeta).
En esta pantalla visualizaremos los pedidos que estén “completo” o “en espera”.
Seguidamente, para confirmar que el pedido nos ha llegado, clicaremos en el botón: «EN Espera». A continuación, saldrá la siguiente ventana preguntándonos si estamos seguro de marcar que llego el pedido, Clicaremos en ¡Si, Marcar!. Observaremos que el pedido a cambiado su estado de “En espera” a “Recepcionar”
A continuación seleccionaremos el pedido que vamos a recepcionar y clicaremos en el botón «Más», situado en la parte superior de la tabla, y seguidamente clicaremos en la opción «Recepcionar Pedido».
A continuación nos aparecerá esta ventana donde nos detallará los artículos que hemos recibido, si tenemos un albarán que pertenece a este pedido marcaremos el botón: «Albarán existente»; y seleccionaremos el albarán correspondiente, de lo contrario escribiremos el albarán del proveedor manualmente.
Seguidamente clicaremos sobre el nombre del articulo y nos saldrá este cuadro a modo calculadora (según parametrización*).
Aquí clicaremos en la cantidad correspondiente a los artículos que hemos recibido, y luego clicaremos en aceptar. Cuando la línea del artículo esta completa deja de estar visible para dar paso al siguiente artículo, para poder visualizar las líneas completadas clicaremos en el botón del ojo tachado y nos aparecerán las líneas completadas. En el caso de no haber podido completar alguna línea, clicaremos en la flecha para enviar esa línea hacia bajo y poder seguir recepcionando el pedido. Una vez finalizada la recepción se mostrara la ventana de la siguiente forma:
A continuación clicaremos en el botón «Imprimir Etiqueta», para poder ver la vista previa de la etiqueta, y a continuación aparecerá la siguiente ventana donde elegiremos en Reporte (el formato de etiqueta que deseamos), Formato archivo (pdf o xlsx) Número de etiquetas, que necesitamos y clicaremos en «Sí, Confirmar!».
A continuación nos volverá a la pantalla de recepción de pedidos donde dejara de estar visible el pedido que hemos recepcionado, y nos mostrara los que faltan a recepcionar, o están parcialmente recepcionados.
* Parametrización Recepción de Pedidos.
Para ir a la Parametrización de Pedidos iremos a: Perfil usuario>Configuraciones>Almacén
En este apartado encontraremos las siguientes opciones:
1. Unidades.
Esta casilla viene marcada por defecto
Si desmarcamos esta casilla el programa entenderá que casa vez que se escanee o seleccione un articulo, se incrementara de unidad en unidad hasta el numero establecido.
2. Poder Facturar.
Esta casilla viene marcada por defecto.
Si desmarcamos esta casilla, el programa no te dará la opción de crear una factura.
3. Numeración Albarán.
Se mostrara la configuración por defecto establecido.
4. Recepcionar sin esperar.
Esta casilla viene desmarcada por defecto.
Si marcamos esta casilla, al seleccionar el pedido que vamos a recepcionar, no tendremos que confirmar la llegada del pedido, directamente podremos recepcionarlo.
5. Motivos Obligatorios.
Esta casilla viene desmarcada por defecto
Si marcamos esta casilla, al recepcionar un pedido aquellas líneas que no se han recibido totalmente sus unidades el programa exigirá que se le dé un motivo de explicación porque hay diferencia.
6. Crear Pedido Faltante.
Esta casilla viene desmarcada por defecto.
Si marcamos esta casilla, en una recepción no llega toda la mercancía, se crearía un pedido automático al mismo proveedor con las unidades faltantes.
La preparación de Pedidos es el proceso por el cual los trabajadores del Almacén se aseguran de que se mande la cantidad de artículos que se han solicitado por parte del Cliente.
¿Cómo se preparan los pedidos?
Para preparar un pedido de cliente iremos a: Ventas>Pedidos cliente.
En esta pantalla visualizaremos los pedidos que están pendientes de preparar y los completado, seleccionaremos el pedido que queremos preparar, y luego clicaremos el botón «Más», situado en la parte superior de la tabla y a continuación clicaremos en el botón «Preparar pedido».
A continuación nos aparecerá la siguiente ventana donde nos detallará los artículos que tenemos que preparar y la cantidad.
Seguidamente clicaremos sobre el nombre del artículo y nos saldrá el siguiente cuadro a modo calculadora (según parametrización*):
Aquí clicaremos en la cantidad correspondiente a los artículos que hemos preparado, y luego clicaremos en aceptar. Cuando la línea del artículo esta completa deja de estar visible para dar paso al siguiente artículo, para poder visualizar las líneas completadas clicaremos en el botón del ojo tachado y nos aparecerán las líneas completadas. En el caso de no haber podido completar alguna línea, clicaremos en la flecha para enviar esa línea hacia bajo y poder seguir completando el pedido.
Una vez finalizado el pedido, nos saldrá automáticamente la siguiente ventana:
Si clicamos en «Imprimir Documentos» nos saldrá otro cuadro que nos pregunta si estamos seguros de imprimir el documento (albarán o factura), le diremos Si confirmar!
Y a continuación nos mostrara una vista previa del documento del pedido. Además, podemos clicar en el botón «Imprimir Etiqueta» nos saldrá el siguiente cuadro:
Donde elegiremos en Reporte (el formato de etiqueta que deseamos), Formato archivo (pdf o xlsx) Numero de bultos (número de cajas, palets, etc.) que forman el pedido y clicaremos en enviar, y nos aparecerá la vista previa de la etiqueta.
Una vez hayamos obtenido la etiqueta clicaremos en Salir y nos volverá a la pantalla de pedidos cliente donde visualizaremos que el pedido ha cambiado su estado de pendiente a completado.
* Parametrización Preparación de Pedidos
Para ir a la Parametrización de la Preparación de Pedidos de Cliente iremos a: Perfil usuario>Configuraciones>Almacén
En este apartado encontraremos las siguientes opciones:
1. Unidades.
Esta casilla viene marcada por defecto.
Si desmarcamos esta casilla el programa entenderá que casa vez que se escanee o seleccione un articulo, se incrementara de unidad en unidad hasta el numero establecido.
2. Enviar documentación.
Esta casilla viene marcada por defecto, y nos activara el siguiente campo “Recibir con el pedido”.
Si esta casilla esta desmarcada, en el momento de mostrar la vista previa del documento, siempre se mostrara el documento que el cliente tenga en el apartado “preparación de pedidos” de su ficha cliente, en el caso de que en la configuración se haya asignado “Nada”, no saldrá ningún documento al terminar la preparación del pedido.
3. Numeración Albarán/Numeración Factura.
Se mostrara la configuración por defecto establecida para numerar estos documentos.
4. Formato Albarán/Formato Factura.
Se mostrará la configuración por defecto establecida para este formato.
Un TPV (Terminal de Punto de Venta) es un sistema utilizado en comercios para gestionar las ventas y las operaciones relacionadas con el punto de venta. Es una herramienta esencial para la administración de tiendas, restaurantes, bares y otros negocios que manejan transacciones diarias con clientes.
A continuación vamos a ver cómo crear un TPV paso por paso, y a crear promociones, en Tidyng:
2. Acceso al TPV
Para acceder al TPV nos iremos al apartado TPV, en el menú lateral, y después pulsaremos en “Ventas”.
3. Creación de una Caja
Una vez estamos dentro de la opción “TPV” pulsaremos en “Crear caja”. Para nosotros una Caja es un punto de venta.
4. Configuración de la Caja
Se nos abrirá un formulario de creación, y debemos rellenarlo con la información necesaria.
Descripción, aquí pondremos el nombre que queremos que tenga esta caja.
Numeración ticket, hemos de especificar cual queremos que sea la numeración de los tickets.
Numeración Factura, hemos de especificar cual queremos que sea la numeración de las facturas.
Plazo devolución, indicaremos la cantidad de días en las que se admiten devoluciones.
Usuarios, seleccionaremos los usuarios que tienen permitido utilizar esta caja. Sólo se mostrarán los usuarios con la condición de vendedor.
Seleccionar cliente por defecto, seleccionaremos el cliente que comprará desde esta TPV.
Mostrar botones, botón que se mostrará a finalizar la Venta.
Importe de caja inicial: es el importe que se deja al cuadrar/recontar la caja al finalizar, para empezar el día siguiente.
Almacén, indicaremos el almacén del cual se vende y se descontará el stock a dicho almacén.
Ticket, indicaremos si se imprimirá el ticket o no y el formato que ha de tener.
Factura, indicaremos si se imprimirá la factura o no y el formato que ha de tener.
Formas de pago, seleccionaremos las formas de pago aceptadas por esta terminal.
Incluir IVA, determinaremos si el precio del producto se mostrará con IVA Incluido o no.
Solo permitir búsqueda de cliente por CIF, aquí seleccionaremos si queremos que el cajero puedo buscar los clientes sólo por su CIF o si también queremos que pueda buscar los clientes a través de otros datos.
Forma de pago Vacía, aquí seleccionaremos SI, si queremos que aparezca una forma de pago predeterminada.
Promociones, aquí nos aparecerá todas las promociones que hayamos parametrizado en el menú “CONFIGURACIONES».
5. Abrir Caja
Ahora pulsaremos la opción de “abrir caja” para comenzar a realizar ventas en la caja que acabamos de crear.
6. ¿De qué se compone la Caja?
Una vez hemos pulsado en «Abrir caja» nos aparece la siguiente pantalla:
1. En la parte superior observamos la cantidad de tickets que tenemos abiertos a la vez, y nos da la posibilidad de abrir más. Además a la derecha donde está el teclado aparece el vendedor al que se le asignará la venta (5), de esta forma se sabe qué productos ha vendido, comisiones, etc.; si pulsamos en este podemos cambiarlo.
2. Arriba podemos ver una barra de búsqueda, en la que podemos buscar los productos más rápidamente.
3. En la parte superior derecha nos aparece la conexión de internet, cuando este símbolo aparezca en rojo, significara que no tenemos internet, podremos seguir utilizando el TPV, lo único que cambiara será el formato del ticket.
4. A la derecha apreciamos un resumen de la compra de productos que hemos añadido, en la parte inferior; un contador con la suma del importe de la compra.
5. Además a la derecha, donde está el teclado, aparece el vendedor al que se le asignará la venta, si clicamos ahí, podemos elegir el comprador que deseamos agregar.
6. En la parte inferior derecha observamos un teclado en el que podremos indicar las cantidades y precios de cada producto y podremos finalizar la venta pulsando “Pagar”.
7. Etiqueta: sirve para añadir un comentario al producto
8. En la casita, si clicamos encontraremos:”Devoluciones”, “Copia Tickets”, “Salir”.
7. Terminar la Venta
Al pulsar el botón “Pagar” nos deriva a un apartado donde tenemos diversas opciones:
Podemos seleccionar el cliente al que vamos a vender pulsando en el apartado “Cliente”.
Hay que seleccionar la forma de pago.
Escribir la cantidad de dinero que nos dan y nos calculará la cantidad a devolver o la cantidad pendiente por pagar. También se puede elegir varias formas de pago y automáticamente se calculará lo pendiente por pagar. Al finalizar pulsaremos en “Guardar” o “Guardar e imprimir” el ticket o factura, y nos derivara a la pantalla principal del TPV, si deseamos salir clicaremos en la casita que hay arriba a la izquierda y volveremos a clicar en “Salir”.
Importante cabe recalcar que los productos con trazabilidad si se venden desde un TPV se tendrá que seleccionar el lote desde los albaranes o facturas de venta.
8. Cierre de Caja
A continuación, clicaremos en Cerrar Caja. Seguidamente nos aparecerá la siguiente ventana, para hacer el Arqueo de Caja, aquí rellenaremos los apartados, para el recuento de la caja.
IMPORTANTE
Si hay alguna comisión en alguna operación también se reflejará la liquidación de comisiones.
¿Cómo dar de alta Promociones?
Las promociones en Tidyng son recordatorios de promociones que realiza la empresa dirigidas a un tipo de cliente, y sirven de recordatorio al vendedor.
Para dar de alta promociones nos dirigiremos a: Perfil usuario > Configuraciones > TPV > Promociones.
En la ventana que nos aparece podemos crear las promociones para poder asignarlas a nuestra Caja TPV, PREVIAMENTE CREADAS.
Para crear una nueva:
Clicaremos sobre el botón «crear».
Seguidamente nos aparecerá el siguiente formulario, donde rellenaremos los apartados y la familia cliente que pertenece esa promoción.
IMPORTANTE
Para poder aplicar una promoción a una familia de clientes, tendremos que asignar a los clientes una familia en su ficha de cliente, en el apartado de Comercial. Una vez asignado, cuando selecciones el cliente nos aparecerá un cuadrado en la pantalla con la promoción que tiene este cliente en concreto.
Esta nueva promoción nos aparecerá así en pantalla:
¿Cómo dar de alta Ofertas?
Las ofertas en Tidyng son descuentos que se ejecutan automáticamente en el TPV, siempre y cuando estemos vendiendo algún cliente con una oferta asociada.
Para hacer ofertas debemos ir a: Perfil usuario> Configuraciones > Configuración básica > Tarifas de Venta. Y. pulsaremos en el botón «+Crear».
1. Selección del artículo.
Nos aparecerá un desplegable con 4 opciones:
Artículo: si seleccionamos esta opción, la tarifa, afectará a un solo producto.
Categoría*: esta opción hará que la tarifa se aplique a todos los productos de una categoría.
Marcas: esta opción hará que la tarifa afecte a todos los productos de una misma marca
Todos: afectará a todos los productos, independientemente de las categorías y marcas.
*En caso de seleccionar una categoría para hacer los descuentos no se verán afectadas el resto de niveles de dicha categoría.
Una vez hayamos acabado, pulsaremos en “Siguiente”.
2. Selección del cliente.
A continuación debemos elegir una de las tres siguientes opciones:
Cliente: para hacer una tarifa específica para un cliente determinado.
Familia de clientes: esta opción nos permite seleccionar un grupo de clientes.
Todos: la tarifa afectará a todos los clientes.
Una vez seleccionado pulsaremos en “Siguiente”.
3. Resumen y configuración de la Tarifa.
Nos aparecerá un formulario en el que debemos configurar la tarifa. Escribiremos una descripción, seleccionaremos la fecha de inicio y de final, el tipo de operación y el precio final. En la parte derecha nos aparecerá un resumen de la tarifa tal cual la hemos definido.
Hay 4 tipos de operación, que son:
Precio: al aplicarse la tarifa cambiará el precio por el deseado.
Descuento: al aplicarse la tarifa se aplicará un descuento (%) sobre el precio. Se puede hacer descuento (%) sobre el precio inicial y también un segundo descuento sobre el precio resultante de aplicar el primer descuento.
Escalados por precio: la tarifa se aplicará (desde o hasta) la cantidad (de €) que deseemos, y después seleccionaremos qué tipo de descuento: por porcentaje (%), por precio o con un artículo “de regalo”.
Escalados por cantidad: la tarifa se aplicará (desde o hasta) la cantidad de producto que deseemos, y después seleccionaremos qué tipo de descuento: por porcentaje (%), por precio o con un artículo “de regalo”.
IMPORTANTE
Las ofertas, o Tarifas de Venta, no solo afectan al TPV, si no que también afectan a albaranes, facturas… y demás documentos de ventas.
Los lotes son conjuntos de productos con características en común, como la calidad o el tamaño. De esta forma podemos organizar los productos de forma más detallada y, si hay algún problema con un producto, poder localizarlo rápidamente.
Para crear un lote nos dirigiremos al menú lateral y entraremos en Trazabilidad>Lotes, pulsaremos en el botón «+ nuevo».
Se nos abrirá una pestaña, seleccionaremos el artículo, escribiremos un código para el lote y añadiremos una fecha de caducidad.
También se le podrá añadir un documento, en caso de que necesite una ficha técnica. Haciendo esto podremos mandarle un correo al cliente con la factura o el albarán y se mandará junto con la ficha técnica del artículo.
División de lotes
La división de lotes es una opción que nos permite subdividir lotes ya existentes. Esto nos ayuda a localizar los productos de forma más exacta, y nos permitirá visualizar los listados de forma más sencilla.
Para crear una nueva división de lotes nos dirigiremos al menú lateral izquierdo, entraremos en Trazabilidad>División de lotes. En este apartado pulsaremos en «+ nuevo».
En la nueva pantalla debemos seleccionar un almacén, buscar un producto, especificar una cantidad y seleccionar el «Lote de Origen» y el «Lote de Destino». Si es necesario también podemos escribir unas observaciones.
Listado de lotes
El listado de lotes es un apartado en el que podremos consultar el listado de lotes que hay de un producto en específico. Para hacer esta consulta debemos acceder al menú lateral izquierdo, vamos a Trazabilidad>Listado de Lotes.
Se nos abrirá un formulario en el que deberemos seleccionar el tipo de listado, una fecha de incidencia inicial y una final; el almacén y el producto. Si es necesario podemos especificar el lote exacto. Una vez lleno pulsaremos en «Aceptar».
También tenemos la opción de imprimir el listado, pulsando el botón de «Imprimir»; y generar un listado de Trazabilidad, pulsando la opción con el mismo nombre.
Las fabricaciones son una opción que Tidyng ofrece para que puedas hacer productos combinados, por un lado indicarás qué productos componen y por el otro los productos finales.
Para crear una fabricación iremos al menú lateral, accederemos a «Fabricaciones» y pulsaremos en «+ nuevo». Se nos abrirá una nueva página, nos encontraremos con un formulario que debemos rellenar. Añadiremos una descripción, seleccionaremos un almacén e indicaremos una fecha de inicio y una fecha final. Agregaremos un lote y una fecha de caducidad, si es necesario también escribiremos observaciones.
En «Entradas» seleccionaremos los productos que compondrán nuestro producto final. y en «Resultados» agregaremos el o los productos finales que se fabricarán.
Las regularizaciones son ajustes manuales de stock, se hacen para que cuadre el stock teórico con el real. Esto se puede dar por robos, roturas, perdidas de material, etc. A eso lo llamamos «Motivos Regularizadores».
¿Qué son los motivos regularizadores?
Los motivos regularizadores son explicaciones a las regularizaciones del stock, es decir, son las explicaciones a porqué hay más o menos stock del facturado. A continuación vamos a ver cómo crear las categorías de nuestros artículos.
¿Cómo dar de alta motivos regularizadores?
Para ello nos dirigiremos a «Configuraciones» y después accederemos a «Artículos» y «Motivos regularizadores». Se nos abrirá una nueva pestaña en la que pulsaremos el botón: «+ nuevo». Y le pondremos un nombre a este motivo.
¿Cómo dar de alta regularizaciones?
Para añadir una regularización nos dirigiremos al menú lateral y pulsaremos en «Almacén» y después accederemos a «Regularizaciones». Se nos abrirá una nueva pestaña en la que pulsaremos el botón: «+ nuevo».
Se abrirá un formulario en el que seleccionaremos el almacén, el artículo y la fecha. Además especificaremos la cantidad y, si es necesario añadiremos unas observaciones.
Según las Parametrizaciones * que tengamos el proceso variará en algunas funciones.
Parametrizaciones
Para ir a parametrizaciones iremos a: Perfil usuario>Configuraciones>Almacén
En este apartado encontramos las opciones de Regularización con scanner:
R Unidades: esta casilla viene marcada por defecto. Si desmarcamos esta casilla el programa entenderá que casa vez que se escanee o seleccione un articulo, se incrementara de unidad en unidad hasta el numero establecido.
Stock Actual: esta casilla viene marcada por defecto. Si desmarcamos esta casilla el programa a la hora de crear una regularización no te mostrara el Stock actual del artículo.
Cambiar almacén: Si marcamos esta opción, el programa cuando regularicemos un artículo, nos permitirá elegir el almacén.
Digitar cantidad: Si marcamos esta opción, el programa cuando regularicemos un artículo nos dejará editar manualmente el apartado cantidad.
