Los números de serie solo se pueden asignar a los productos de los que tenemos stock y son únicos por cada artículo.
Asignar nº serie al artículo
Debeos ir a Almacén>Artículos rellenamos los campos básicos para «Crear articulo» , y marcar la casilla de «Número de serie» en la parte inferior de la pestaña de «Datos Generales».
Creamos o actualizamos el artículo dando al botón «Crear/Editar», volvemos a entrar al artículo y nos aparecerá una nueva pestaña con el nombre de «Número de series», entramos en la pestaña. Una vez en ella pulsamos «Nuevo numero de serie» e introducimos un nuevo número de serie.
Regulación
Para acceder a regulaciones debemos ir a Almacén>Regulaciones.
Pulsamos en «Nuevo», y una vez en la pantalla seleccionamos el almacén donde queremos hacer la regularización indicamos el artículo y en «Cantidad» indicamos el stock que queremos que se nos quede. Por ejemplo, si tengo un stock de 3 y quiero uno de 5 escribo 5 y en «Regularizado» pondrá 2.
Esto se puede hacer para restar stock, pero solo sirve con artículos que tengan número de serie.
También indicamos el motivo de la regularización, por defecto tendremos la opción de «Producto perdido», pero desde Configuraciones>Motivos Regularizadores se puede dar de alta cualquier motivo.
Introducidos estos datos nos pedirá introducir un número de serie por cada unidad que añadimos, o en su defecto eliminar una por cada unidad que quitamos, una vez introducidos los números de serie pulsamos «Crear» para grabar los cambios.
Desde la plataforma de Tidyng podemos fichar entradas y salidas, para ello nos dirigiremos a la parte superior izquierda del programa, en la que veremos un botón que pone “Fichar entrada”. Al pulsarlo nos saldrá lo siguiente:
Es muy importante que aceptemos la ubicación para que así se sepa donde se realice el fichaje.
Para fichar la salida como el programa sabe que hemos entrado tendremos el mismo botón pero ahora para “Fichar Salida”.
¿Cómo fichar desde el móvil?
Descargar la aplicación: Para descargar la aplicación de fichajes, hemos de acceder al programa desde un móvil. Accedemos al apartado Configuraciones>App fichajes, tenemos un botón llamado “Accede aquí” que al pulsarlo nos instala la aplicación.
Al entrar nos pedirá el código de empresa, que encontraremos en Configuraciones>Datos generales de la empresa.
Entrar con nuestro usuario: Una vez hayamos entrado en nuestra empresa nos pedirá el código de usuario y el PIN.
El código de usuario y el PIN se encuentra en «Usuarios”, buscamos el usuario y pulsamos en “Editar”. Nos aparecerán los dos datos en la columna de la derecha.
Fichar la entrada: Al entrar con nuestro usuario y nuestro PIN veremos que tenemos tres botones “Entrada”, que usaremos para fichar nuestra entrada o salida; “Solicitar Vacaciones”, para que podamos solicitar las vacaciones desde la app; y “Notificaciones”, para poder estar al día con cualquier cambio.
Control de horarios
Para poder saber qué cantidad de horas ha trabajado cada usuario y hacer la gestión de los horarios y vacaciones iremos al apartado de Fichajes>Control de fichajes.
Nos aparecerá un listado de los usuarios con un gráfico que nos indicará la cantidad de horas que ha hecho y el porcentaje que supone en el total de horas que ha de hacer.
Opciones
En la columna de la derecha observaremos que tenemos hasta 4 botones:
1.”Ver fichajes”.
2. “Calendario”.
3. “Cálculo de horas”.
4.”Cerrar fichaje” (sólo aparecerá en caso de que el usuario no haya cerrado el Fichaje)
Ver fichajes
Al pulsar en esta opción nos saldrán gráficos en los cuales se nos indicarán las horas hechas por el trabajador por cada día. Si pulsamos en uno de los días nos saldrá un histórico con las entradas y salidas fichadas ese mismo día. Y un botón con el que podremos agregar una entrada y salida manualmente
Ubicación: Al pulsar este botón podremos visualizar la ubicación en la que el empleado ha fichado su entrada o salida.
Editar fichajes: En este apartado podremos editar la hora de entrada o salida de dicho fichaje, y podremos añadir observaciones.
Calendario
En el calendario podremos observar los días trabajados por el trabajador, y en la columna de la derecha nos aparecerán las solicitudes de este.
Solicitudes pendientes: En la caja de “Solicitudes pendientes” podemos aceptar, editar o declinar las solicitudes que nos haya hecho el trabajador.
Calculo de horas
En este apartado podremos observar las entradas y salidas de los usuarios, y en la parte derecha un resumen de las horas de trabajo que han realizado, las que deberían hacer, teóricamente; y el saldo al que salen. Si han hecho menos horas que las horas teóricas que tienen asignadas el saldo saldrá negativo.
Crear calendarios
En el menú principal iremos a Fichajes>Calendarios. Nos aparecerá un listado con los calendarios que tengamos dados de alta. En caso de querer crear uno pulsaremos en “Nuevo”. Nos aparecerá un pequeño formulario y bajo el calendario.
Pondremos un nombre al calendario.
Indicaremos si es un calendario retribuido, o no, pulsando el check.
Elegiremos el color de este calendario.
Seleccionaremos los usuarios que tendrán estos calendarios
Seleccionaremos los días:
En caso de que sea un mismo día todas las semanas pulsaremos en los botones: “Lunes”, “Martes”, “Miércoles”… De esta forma se aplicará en todas las semanas.
En caso de que sean días determinados pulsaremos este día directamente en el calendario.
Según la cantidad de días que seleccionemos como festivos se calcularán las horas teóricas de trabajo de cada usuario, y el coste que corresponde.
Permisos y calendarios
Tenemos por una parte los calendarios, donde indicaremos qué días tenemos festivos, nacionales, autonómicos, etc. Esto servirá entre otras cosas para que se pinte en el calendario qué días no se trabaja y además estos días si el calendario está marcado como retribuido no se tendrán en cuenta en el cálculo de los días a trabajar en el mes.
Cuando veamos el desglose de fichajes de un operario los días que no ha de trabajar según los calendarios que tiene asignado el operario los marcaremos en gris.
Por otra parte tenemos los permisos, que son los días que se pueden solicitar para no acudir al trabajo. Se deben crear diferentes tipos de permisos, esto cubre lo que los calendarios no tienen en cuenta como festiva retribuido. Por lo tanto un permiso retribuido y aceptado no se tiene en cuenta en el cómputo de horas. La línea de horas se marcará como gris oscuro para que se sepa que el trabajador no va a acudir al trabajo. Estos permisos tienen unos días de disponibilidad, entonces hay que llevar un control para que no pueda solicitar más de los permitidos en cada tipo de permiso. Cuando los solicite, debemos bloquear ya esos días para que no se pueda pedir de más. Si se le deniegan entonces se restablece el valor.
Por ejemplo, una empresa que tiene trabajadores que son de diferentes localidades, le interesa no crear un calendario y que los diferentes trabajadores soliciten esos días. Entonces se crea un permiso con el número de días que se pueden solicitar.
Cuando un trabajador solicite un permiso, normalmente desde el móvil, se le solicitará a que tipo de permiso se le van a asignar los días solicitados y en su calendario se han de mostrar los días que solicita con un color más claro que el del permiso que ha solicitado y cuando se los acepten, entonces tienen que coger ese color.
Los permisos tienen los siguientes campos:
– Nombre
– Días disponibles, es el número de días que tiene ese permiso.
– Color
– Fecha límite, es una fecha hasta la que se puede solicitar este permiso
– Permiso disponible año siguiente, por si no han disfrutado de todo el permiso para que al año siguiente se puedan solicitar- Permiso retribuido. Es un permiso que si está retribuido no se cuenta como día/horas a trabajar, por el contrario, se marca en el calendario, pero se le tiene en cuenta que ha de trabajar dichas horas.
Sirven para poder realizar procedimientos en el programa necesitamos un usuario y un rol que podremos asignar a cualquier usuario y limitará las acciones que podrá hacer en el programa.
Al crear una empresa el rol del primer usuario siempre será superadministrador, tiene todos los permisos y no se puede cambiar.
¿Dónde configurar los roles?
Debemos ir a Configuraciones>Configuraciones generales>Roles y clicaremos en «Crear+», ya dentro del menú insertamos el nombre del rol.
Seleccionamos los módulos a los que este rol puede acceder marcando las casillas. También podemos marcar todos con el botón «Todos los permisos».
Una vez seleccionados todos los módulos deseados bajamos abajo del todo y le damos a crear para guardar los cambios.
¿Dónde configurar los usuarios?
Iremos a Configuraciones>Usuarios y le daremos clic en el botón «nuevo usuario», seguidamente cumplimentamos el nombre, asignamos el rol y ponemos el pin y el número de horas de cada jornada de trabajo.
Con todo cumplimentado bajamos y clicamos en «Crear usuario»
Envío e-mail permite automatizar y personalizar el mensaje de envío según el documento (presupuesto, pedido, factura…) que se adjunte.
Ventajas: La ventaja principal es la automatización en el envío puesto que una vez creado el documento tanto individual como masivamente a una serie de clientes estos se pueden enviar con una misma plantilla personalizada de forma inmediata a cada uno de ellos.
¿Dónde se configuran el Envío Email?
El envío de email se configura en Configuraciones>Configuración general>Envío email
Este programa, permitirá crear una única plantilla con el mensaje de envío que se quiera trasmitir según el documento relativo a presupuestos, pedidos albaranes, facturas… que se quiera enviar de forma personalizada a cada uno de los clientes y/proveedores.
Procedimiento: La pantalla será la siguiente
Destinatarios públicos: La cumplimentación de este campo es opcional pudiendo quedar en blanco. Indicaremos la dirección de e-mail al que queremos que llegue una copia del e-mail o emails que se envíe/n.
Por ejemplo: Al ser el envío automático, sí indicamos el e-mail de “administración” de nuestra empresa nos llegará una copia de los envíos pudiéndolos supervisar.
Destinatarios ocultos: La cumplimentación de éste campo es opcional pudiendo quedar en blanco. Indicaremos la dirección de e-mail al que queremos que llegue una copia Oculta del e-mail o emails que se envíe/n.
Seleccione el tipo de Documento: Seleccionaremos el tipo de documento que irá como adjunto al mensaje que vamos a personalizar en el envío o envíos.
Una vez seleccionado el tipo de documento accederá a la pantalla de configuración del mensaje de envío.
Se muestra una relación de Variables utilizables que serán de gran ayuda y sirven para ampliar o especificar algún detalle importe del mensaje que personalizará el envío. De este modo un único mensaje servirá para todos los destinatarios.
La Gestión de cobros en Tidyng es una gestión y control de las facturas pendientes de cobro. Esto nos ayudará a tener constancia de qué facturas están pagadas y cuales por pagar.
¿Cómo generamos los cobros?
Los cobros se pueden generar de dos formas, desde Facturas, o desde Cobros.
IMPORTANTE
Una vez cobrada, total o parcialmente, una factura no podremos eliminarla ni editarla.
Cobrar desde Facturas
Para gestionar un cobro desde el listado de facturas iremos al Menú principal > Ventas > Facturas
Marcaremos la factura que queremos cobrar.
Pulsamos el botón «Más»
Seleccionamos la opción Cobrar factura.
Una vez posicionados en este menú marcamos el vencimiento en el cual vamos a cobrar .
Introducimos la cantidad que vamos a cobrar en el cuadro de Importe.
Una vez cumplimentado pulsamos Guardar para grabar los datos del cobro.
Las formas de pago son métodos mediante los cuales se realizan transacciones comerciales, permitiendo transferir dinero de comprador a vendedor.
¿Cómo dar de alta Formas de Pago?
Tener en cuenta que estas formas de pago son comunes para clientes y proveedores, sin distinción. Para ello iremos al «Perfil del usuario» > Configuraciones > Documentos Comerciales > Forma de pago Cliente/Proveedor.
Una vez situados en esta pantalla pulsaremos el botón «Crear +».
Descripción, en este campo le daremos nombre a nuestra forma de pago.
Marcaremos la casilla de «Favorito» si deseamos que esta sea nuestra forma de pago predeterminada. Y por defecto será la que tome el alta del cliente o del proveedor.
Marcaremos la casilla «Remesable» si la forma de pago es susceptible de remesar (SEPA).
IMPORTANTE
Cualquier forma de pago que sea remesable necesita que la empresa tenga dados de alta sus propios datos bancarios por los que se va a pasar la remesa.
¿Cómo dar de alta datos Bancarios?
Para dar de alta Datos Bancarios iremos ala ficha del cliente o proveedor, y pulsaremos en «Datos Bancarios».
Y rellenaremos la información.
¿Cómo dar de alta los Vencimientos?
Los vencimientos indican el % de la factura que vamos a pagar y los días que vamos a hacerlo.
Para ello iremos al «Perfil del usuario» > Configuraciones > Documentos Comerciales > Forma de pago Cliente/Proveedor.
Debemos editar la forma de pago anteriormente creada. Veremos que ahora hay un apartado llamado «Vencimiento/s». Para añadir un Vencimiento presionaremos en «Agregar», Indicaremos el Porcentaje % que queremos pagar en el período. Y, por último, señalaremos los Días para que paguemos este vencimiento.
Una vez hechos todos los vencimientos presionamos el botón «Editar forma de pago» para guardar los cambios hechos.
IMPORTANTE
Los porcentajes de los vencimientos deben sumar 100%.
Los códigos de barras son representaciones gráficas de datos, consisten en una serie de líneas paralelas de diferentes grosores y espacios entre ellas. Estas líneas y espacios se utilizan para codificar información. Se leen mediante lectores de códigos de barras, que decodifican la información y la envían a un sistema informático para su procesamiento.
¿Dónde se ponen los Códigos de Barras?
Los códigos de barras se agregarán principalmente a los productos, y dentro de estos podremos agregar códigos a variaciones. Además, podemos poner a un mismo producto varios códigos de barras.
Para agregar códigos de barras a los productos nos dirigiremos al Menú principal > Almacén > Artículos.
Una vez aquí crearemos o editaremos un artículo y pulsaremos en el campo «Código de barras», situado en el apartado «Datos Generales».
Códigos Principales y Secundarios
Dentro de un producto pueden haber dos categorías de Códigos de Barras, el principal y los Secundarios. El código de barras principal es el que sale en el campo «Código de Barras» en la ficha del artículo. Los secundarios los añadiremos en el botón:
IMPORTANTE
Si no hay un Código de Barras principal no se podrán añadir Códigos Secundarios
Uso de los Códigos de Barras en Variaciones
Al dar de alta variaciones podemos atribuirles códigos de barras. De esta forma, al escanear el producto en un documento de compra o de venta nos agregará automáticamente dicha variación. Para poder asignarle un atributo a un articulo deberemos previamente haber registrado y guardado el articulo. A continuación entraremos en el apartado “Variaciones”, en la ficha del artículo. Seleccionaremos un atributo (que debemos tener dado de alta previamente), pulsaremos en “Guardar” y elegiremos las variaciones que queramos, o todas pulsando en “Todos”.
Una vez hecho, en la parte de abajo se nos creará un listado con los atributos creados, al pulsar encima de ellos se nos abrirá un formulario individual de cada una de las variaciones. Es en este formulario de datos en el que podremos dar de alta los códigos de barras de cada variación.
¿Por qué poner Códigos de Barras?
Agregar códigos de barras a nuestros productos no sólo nos permitirá encontrar antes los productos que buscamos. También nos permite hacer un trabajo más fluido, ya que, da igual qué hagamos (pedidos, regularizaciones, albaranes), que simplemente escaneando el producto se agregará a la tarea sin tener que seleccionar nada. Haciéndolo todo más ágil y versátil.
La factura recurrente es aquella factura que se emite repetitivamente con el mismo servicio e importe durante un periodo y periodicidad concreta a un mismo cliente. La periodicidad puede ser: mensual, trimestral, semestral, anual… dependiendo de la naturaleza del servicio que se presta.
La principal ventaja de configurar facturar recurrentes es la posterior automatización en la creación, y envío de las correspondientes facturas en la periodicidad establecida sin necesidad de que el usuario este pendiente de ello.
Las Facturas recurrentes se configuran en la ficha de Clientes, en el apartado Facturas Recurrentes.
Este programa, permitirá crear individualmente y de forma independiente tantos servicios recurrentes cómo el usuario necesite. Ahora bien, llegada la fecha señalada en el apartado “Fecha próxima factura” se generará automáticamente la factura recurrente inicial y a partir de ésta, teniendo en cuenta la periodicidad indicada, las siguientes.
Descripción: Identificaremos, para su consulta, con una Descripción del Objeto de la Factura Recurrente. Para ello podemos Crear (alta nueva) o Seleccionar (los datos de una ya existente).
Recuerde que la Descripción se considerará el Título de la factura apareciendo en el listado de facturas en la columna con dicho nombre.
Periodicidad: Seleccionaremos el tiempo que queremos que transcurra de forma periódica y automática en la emisión de la factura recurrente. Por defecto se muestran los siguientes datos: diaria, semanal, mensual…. pudiendo el usuario dar de alta otros en la opción de Configuración e incluso cambiar la descripción de los existentes.
Serie: Seleccionaremos la Serie de facturación que automáticamente se tomará para la emisión de la factura recurrente.
Forma de pago: Seleccionaremos la forma de pago de la Factura recurrente. A continuación, y según selección aparecerá un rótulo indicando Si es Remesable o No.
En el caso que el rótulo indique Remesable: SI, indicará que la forma de pago seleccionada tiene la característica en su alta de ser “Remesable” Por ello será obligatorio cumplimentar el campo de Datos Bancarios.
Correo electrónico: Por defecto muestra la dirección de e-mail que tiene dada de alta el cliente en la ficha pudiéndose cambiar. Se escribe una única dirección de e-mail al que se enviará la factura recurrente generada.
Fecha de Inicio: Se indica la fecha en que se da el acuerdo.
Fecha Próxima factura: Este campo es muy importante. Se indica la fecha a partir de la cual se generará automáticamente la primera factura recurrente y se tomará como inicial para las posteriores teniendo en cuenta la periodicidad.
A continuación,
En el caso de que en lugar de un alta de factura recurrente se trate de una selección y/o consulta, habiéndose ya creado facturas se mostrará un rótulo indicándole a título informativo la Fecha de la última factura.
Datos bancarios: Se selecciona el Banco del cliente por el que se le va a efectuar el giro bancario. Este campo se cumplimentará siempre que la forma de pago sea Remesable.
Acción: Se ofrecen dos opciones: Crear y Crear y enviar.
Crear: Se generará automáticamente la factura recurrente teniendo la periodicidad establecida.
Crear y enviar: Se generará automáticamente la factura recurrente teniendo la periodicidad establecida y además se enviará al Correo electrónico indicado.
Por defecto la factura recurrente aparecerá como activa, en el caso de baja del servicio deberá desactivarse, pulsando sobre el botón.
Artículo/ Servicio: Se selecciona el Servicio Objeto de la factura recurrente y a continuación de pulsa botón «+ Línea» para que la información se traslade a la línea del detalle.
A continuación y ya situado en el detalle, podremos modificar la descripción, las Unidades y el Precio.
Se muestra una relación de Variables utilizables que serán de gran utilidad y sirven para ampliar o especificar algún detalle en la descripción del servicio indicado y que queremos que aparezca en la factura recurrente cada vez que ésta se emita.
¿Cómo dar de alta nuevas periodicidades?
Para crear nuevas periodicidades para las facturas recurrentes nos dirigiremos al «Perfil de usuario» > Configuraciones > Documentos comerciales > Periodicidad Facturación.
Nos aparecerá el listado de Periodicidades, para crear una pulsaremos en el botón «Crear +». Se nos abrirá un pequeño formulario con dos campos:
Descripción, que es el nombre que queremos ponerle a esta nueva periodicidad.
Días, en el que especificaremos el período, en días.
Una vez rellenado pulsaremos en «Crear».
¿Cómo consultar los emails enviados?
Si queremos consultar todos los emails enviados desde Tidyng debemos ir al «Perfil de usuario» > Configuraciones > Configuración Avanzada > Correos Enviados.
Nos aparecerá un listado con todos los Correos Enviados desde nuestra empresa en Tidyng, si queremos ver los detalles de alguno de los correos pulsaremos en el botón de la Flecha. Podremos visualizar todos los datos contenidos en el email, incluso los archivos, los cuales nos aparecerán en la lista de: «Archivos enviados». Si pulsamos encima de los archivos nos permitirá visualizar los mismos
Los pedidos desde Stock son pedidos automáticos que genera Tidyng. Estos pedidos hacen que nuestro Stock se regule a las cantidades mínimas o máximas que hayamos puesto en las fichas de los artículos
¿Cómo generar Pedidos desde Stock?
En primer lugar nos dirigiremos al apartado “Compras”, dentro de este accederemos a “Pedidos” y desplegaremos la opción “Más”.
En este desplegable seleccionaremos “Generar desde stock”. Una vez dentro pulsaremos “Nuevo”.
Ahora seleccionaremos el almacén y proveedor o seleccionaremos la opción de “todos” en cada una de las dos alternativas.
A continuación tenemos la opción de seleccionar si queremos generar un pedido a mínimos o a máximos.
Si seleccionamos “mínimo” se nos generará un pedido en el que figurará la cantidad de productos que nos faltan para llegar al stock mínimo que hemos configurado previamente.
Por otro lado, si seleccionamos “máximo” se nos generará un pedido en el que indicará la cantidad de productos que nos faltan para llegar al stock máximo que hemos configurado previamente.
En caso de querer aumentar la cantidad del pedido (sumarle un “margen”), editaremos el apartado “porcentaje”.
Le daremos al botón de “Mostrar”, en caso de error se puede editar manualmente la cantidad, después le daremos a guardar.
¿Cómo administrar pedidos ya generados?
En primer lugar nos dirigiremos al apartado “Compras”, dentro de este accederemos a “Pedidos” y desplegaremos la opción “Más”. En este desplegable seleccionaremos “Generar pedido desde stock.” En el menú nos aparecerán cuatros botones:
Almacenes, al pulsarlo nos dice qué almacenes se ven afectados.
Proveedores, al pulsarlo nos marca los proveedores involucrados.
Documentos, al pulsarlo nos listará los documentos que se han creado.
Detalle, al pulsarlo nos marcará todos los detalles del pedido.
Las variaciones de artículos se refieren a las diferentes versiones de un producto que se ofrecen en el mercado. Estas variaciones pueden incluir diferencias en color, tamaño, material, diseño, funciones, y otras características que distinguen una versión del producto de otra.
¿Cómo dar de alta Variaciones?
Para crear variaciones primero debemos crear atributos. Para ello, nos dirigiremos al «Perfil de Usuario» y “configuraciones”; una vez dentro entraremos en “Artículos”. Seleccionamos “Atributos” y en esta pantalla pulsaremos en “+ Nuevo Atributo”. Nos saldrá la siguiente pantalla:
Rellenaremos los apartados y elegiremos el tipo de atributo entre:
Atributo de Color: al seleccionar “Color” aparecerá un pequeño cuadrado de colores, que podremos cambiar a nuestro gusto. Pondremos el nombre del color en “Opciones”, seleccionaremos el color y pulsaremos en “Agregar”.
Atributo de Imagen: aparecerá un pequeño cuadrado en el que pondremos la imagen que queremos que tenga esta opción. Pondremos el nombre del atributo en “Opciones”, seleccionaremos la imagen y pulsaremos en “Agregar”.
Atributo de Etiqueta: pondremos el nombre del atributo en “Opciones” y pulsaremos en “Agregar”.
¿Cómo dar de alta Variaciones?
Primero crearemos un producto, grabaremos los datos y editaremos el producto (es muy importante haber creado y guardado el producto), dentro de este nos dirigiremos al apartado “Variaciones”. Y nos aparecerá la siguiente pantalla:
Por último pulsaremos en “Atributos”, seleccionaremos el atributo y pulsaremos en “Guardar”.
Al guardarlo si por ejemplo es un color podremos elegir el color que le queremos poner o si queremos ponérselos todos.
Le damos a agregar y nos saldrá la siguiente pantalla:
En esta pantalla podremos elegir cosas como el precio de venta (El precio de venta que se elija será el precio del producto, no importa el precio que tenga el propio producto), su propio código de barras, su propio stock…
